内容を振り返ると、粛々と状況を確認して決裁をとって終わるものもあれば、ワイワイと楽しくアイデアを出し合うものもあったり、、、様々です。
なかには楽しかったけど「あれ？何か進んだかな？お茶して終わっただけかも」と思うようなものもあります。
最近の働き方改革に関連するニュースでも「社内会議が無駄だ」といったアンケート結果が出たというものもあります。
日本人の労働生産性は低いと言われていますが、このあたりにも問題があるんじゃないかなぁと思い、このあたりを考えることが最近増えています。
「ミーティングは組織の文化」
以前、とびらプロジェクトなどを展開されている東京芸術大学特任教授の伊藤達矢さんとご一緒させていただいたときにおっしゃられていたのが「ミーティングはその組織の文化である」
ということ。
なるほどなぁと思って、（個人的に思う）いい仕事をしている組織のミーティングに参加したときのことを振り返ると、やはり打ち合わせが効果的に使われている印象があります。
資料をしっかりと作り込んで、確認するところ、議論するところを分け、時間配分もそれに沿って行い、議論するところも事前にいくつかアイデアが用意してあって、議論の種がしっかりあり、物事が決まり、議論の内容がより深まる。
こんな打ち合わせが多ければ、労働生産性もあがるんじゃないかなと思ってしまいます。
忙しいなかで時間を割いて、みんなが一堂に会する場だからこそ、内容をしっかり充実させたい、そういう意識が重要なのではないでしょうか。
上司に教えてもらった打ち合わせの留意点
前職の商業施設で働いていた時もよく会議を行っていました。下っ端の自分は打ち合わせを準備する側でしたが、あまりうまく行っていた印象はなく、よく上司に注意されていました。
見かねた上司が、ヒントとして教えてくれたのが、以下の留意点です。
＜会議の留意点＞
１．集客ツール(媒体)の整理
２．周辺の動きの整理(競合店など)
３．一発のあたり企画を考えるだけでなく、今日、今週何をするかを考える
４．危機感を持って萎縮しない
５．会議はアクションプランの確認であること
６．誰を呼ぶのか、誰に買ってもらうか
これらの項目は、上司の経験値から必要な要素が絞られたのだと思いますが、意識すべきところ、抑えるところがまとまっていて、組織に対して効果的な打ち合わせを組み立てる大きなヒントになったと思います。
留意点を聞いてから、多少はまともな打ち合わせができたような気がします。
（・・・たぶん。笑）
もちろん、これは商業施設の会議の留意点なので、他にもいろんな業界や団体で、抑えるべき点が変わってくると思います。
そういう意味でも、その組織独特の文化が反映されるのではないかなと。
個人的に打ち合わせで意識しているポイント
いまは、商業施設をやめて、企画づくりの仕事で様々な打ち合わせに参加しているので、色んな場面に使えるように留意点を以下のようにまとめ、打ち合わせの際に意識するようにしています。１．情報の整理
→ 周辺動向、活用メディアの確認など
２．話すべきことを分ける
報告事項：確定したものを伝える
→わかりやすく説明
確認事項：YES・NOを聞く
→選択した後のことも説明
検討事項：アイデア出しをする
→議論の種を準備
３．ミッションの確認
誰に伝えるべきか、来てもらうか、買ってもらうか など
→ 条件や目的の確認
４．アクションプランにつなげる
今日、今週何をするか、行動につなげる
参考までに使ってみていただければと思っていますが、少なからず、これを意識し始めてから、「あれ？前に進んだかな？」と思うようなことはなくなったし、「これから何すればいいんだっけ？」と思うようなことはなくなったように思います。
抑えるべきところを抑え、議論すべきところを深めていく。
そんな打ち合わせが世の中に増えていくといいなぁと思います。
ミーティングは組織の文化。
自分たちの組織にあった打ち合わせのやり方を一度見直すと生産性があるのではないでしょうか。